Giải quyết vấn đề là một phần trong công việc của mọi người, cho dù bạn là người quản lý hay là cấp nhân viên. Người quản lý dự án có thể giải quyết vấn đề cho khách hàng và các thành viên trong nhóm của họ, trong khi những nhân viên cấp dưới có thể giải quyết các vấn đề cho chính bản thân họ hoặc đồng nghiệp của họ. Do đó, điều quan trọng là mọi cá nhân phải hiểu quy trình xử lí tình huống và phát triển các kỹ năng giải quyết vấn đề. Nếu bạn đang tìm kiếm sự thăng tiến trong sự nghiệp lên các vị trí cao hơn, bạn phải đạt được sự thành thạo trong kỹ năng này.

Bạn đang xem: Các bước giải quyết vấn đề


*

Vậy giải quyết vấn đề là gì ?

Giải quyết vấn đề là quá trình tìm hiểu một thách thức và tìm ra một giải pháp hiệu quả cho nó. Tùy thuộc vào từng loại vấn đề và độ phức tạp của vấn đề mà nó có thể liên quan đến việc sử dụng kỹ năng phát đoán, tư duy suy luận và có thể là khả năng hùng biện của bản thân.

Sau đây là 6 bước cơ bản giúp bạn xây dựng quy trình giải quyết các vấn đề trong công việc:

Bước 1: Nhận diện vấn đề

Phân tích tình huống một cách cẩn thận để tìm hiểu thêm về vấn đề. Một tình huống có thể liên quan đến nhiều vấn đề. Xác định từng vấn đề và xác định nguyên nhân. Cố gắng dự đoán hành vi và phản ứng của những người bị ảnh hưởng bởi vấn đề.

Sau đó, dựa trên quan sát sơ bộ của bạn, hãy thực hiện các bước sau để xác định vấn đề chính xác hơn:

Đưa ra các giả thuyết vấn đề.Xác định quá trình mà vấn đề tồn tại.Phân tích các chính sách và thủ tục của công ty.Thảo luận với các thành viên trong nhóm có liên quan để thu thập thêm thông tin.Xác định vấn đề trong các tình huống cụ thể.Thu thập tất cả các thông tin cần thiết được yêu cầu để giải quyết vấn đề.

Trong khi xác định vấn đề, hãy đảm bảo rằng bạn tập trung vào vấn đề hơn là cố gắng xác định nó dưới dạng giải pháp ở giai đoạn này.

Tùy thuộc vào mức độ phức tạp của vấn đề, bạn có thể muốn sử dụng các công cụ, như lưu đồ và sơ đồ tư duy mindmaps, để xác định vấn đề và nguyên nhân gốc rễ của nó.

Bước 2: Đưa ra các giải pháp

Brainstorm để tìm ra giải pháp có thể giải quyết vấn đề hiện tại. Yêu cầu các đề xuất từ ​​tất cả những người bị ảnh hưởng bởi vấn đề đó cũng như có thể tham khảo ý kiến ​​của những người có nhiều kinh nghiệm hơn với loại vấn đề mà bạn đang gặp phải. Bạn cũng có thể sử dụng các cuộc khảo sát và nhóm thảo luận nhóm để đưa ra ý tưởng.

Xem thêm: Tiểu Sử Ninh Dương Lan Ngọc Tên Thật, Ninh Dương Lan Ngọc

Những ý lưu trong khi đưa ra các giải pháp:

Xem xét mọi khía cạnh có thể làm chậm quá trình giải quyết vấn đề hiện tại.Đảm bảo rằng các ý tưởng được tạo ra phù hợp với các mục tiêu và vấn đề có liên quan.Tham khảo ý kiến của các cá nhân liên quan đến vấn đề đang giải quyết.Phân biệt giữa các lựa chọn thay thế ngắn hạn và dài hạn.

Viết ra tất cả các giải pháp được đề xuất. Bạn nên có ít nhất năm đến tám cách giải quyết cho mỗi vấn đề.

Bước 3: Đánh giá các giải pháp

Khi bạn đã có danh sách các lựa chọn thay thế để giải quyết vấn đề, đã đến lúc đánh giá chúng. Đánh giá hậu quả tích cực và tiêu cực của từng phương án được xác định ở bước trước. Phân tích và so sánh tất cả các lựa chọn thay thế về nguồn lực cần thiết để thực hiện chúng, bao gồm thời gian, dữ liệu, nhân sự và ngân sách.

Bước 4: Lựa chọn giải pháp

Sau khi quá trình đánh giá kết thúc, hãy chọn một giải pháp phù hợp nhất để giải quyết vấn đề. Xem xét giải pháp đáp ứng các mục tiêu sau ở mức độ nào:

Giải pháp có giải quyết vấn đề một cách suôn sẻ mà không tạo ra một vấn đề khác hay không ?Mọi người tham gia đều có thể chấp nhận được không ?Giải pháp có thiết thực và dễ thực hiện hay không ?Giải pháp có phù hợp với các chính sách và thủ tục của công ty.

Điều quan trọng là phải xem xét phần thực hiện trong khi lựa chọn một giải pháp như:

Nhân viên nào sẽ chịu trách nhiệm thực hiện giải phápCác nhân viên sẽ thực hiện giải pháp như thế nàoLượng thời gian và nguồn lực cần thiết

Bước 5: Triển khai giải pháp đã chọn

Bước tiếp theo liên quan đến việc triển khai giải pháp đã chọn, thường yêu cầu bạn thực hiện các hành động sau:

Xây dựng kế hoạch hành động để thực hiện giải pháp đã chọn.Xác định các mục tiêu và tách chúng thành các mục tiêu có thể đo lường được để giám sát việc thực hiện.Xác định các mốc thời gian để thực hiện.Thông báo kế hoạch cho tất cả mọi người tham gia.Phát triển các kênh phản hồi để sử dụng trong suốt quá trình.

Bước 6: Theo dõi tiến độ và điều chỉnh

Đảm bảo liên tục đo lường tiến độ để đảm bảo giải pháp của bạn hoạt động. Thu thập dữ liệu và phản hồi từ những người khác để xác định xem giải pháp có đáp ứng nhu cầu của họ hay không. Bạn có thể cần phải điều chỉnh quy trình nếu có bất kỳ điều gì không mong muốn phát sinh. Nếu bạn cảm thấy giải pháp không hoạt động như kế hoạch, bạn có thể cần quay lại các giải pháp thay thế của mình và thực hiện một kế hoạch mới.